Ogni giorno, migliaia di persone inviano un’email di lavoro e non ricevono risposta, perché il contenuto testuale non è scritto nel modo corretto. Basta una sola frase inappropriata per compromettere una candidatura per un lavoro oppure per perdere un cliente.
L’email è uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati nel mondo del lavoro, perché è immediato e rappresenta una risorsa fondamentale per poter dare una prima immagine di sé positiva e professionale.
Esiste una sorta di “galateo” da rispettare per l’invio corretto di un’email di lavoro, delle semplici regole che si basano sul buon senso e l’educazione, sull’empatia, la trasparenza e il rispetto verso la persona che legge. Già dal testo di un’email, infatti, è possibile capire alcuni aspetti della persona che invia il testo.
Ci sono delle frasi che non dovrebbero essere inserite all’interno di un corpo testuale, perché risultano inappropriate agli occhi di chi legge l’email e spesso possono mostrare un’immagine negativa del mittente.
Quali sono le frasi da evitare all’interno delle email di lavoro
Ryan Kahn, un professionista nel settore del lavoro ed esperto delle carriere professionali, ha dichiarato in diverse interviste che tutto ciò che si potrebbe dire all’interno di una email potrebbe essere utilizzata contro se stessi, quindi è fondamentale pensare al contenuto prima d’inviare l’email.
Adobe ha condotto uno studio che svela come e perché dietro a ogni email potrebbe nascondersi una potenziale minaccia per il mittente e partendo dai risultati dello studio, è stata stilata una lista di frasi che innervosiscono il destinatario e sono assolutamente da evitare, in particolare nelle email di lavoro:
- Non essendo sicuro/a che tu abbia letto la mia ultima precedente…
Il 25% delle persone intervistate da Adobe, ha dichiarato che questa frase potrebbe tramutarsi in una bomba negativa se inserita all’interno di un contesto lavorativo e se viene inviata in un momento sbagliato.
- Come scritto nella mia ultima email…
Questa frase può indurre chi legge a pensare che la risposta data all’ultima email potrebbe essere una risposta non soddisfacente, una risposta veloce scritta senza riflettere.
- Riguardo a ciò che abbiamo detto durante la nostra conversazione…
Rimarcare un concetto già espresso durante la conversazione è un modo di fare che non tutti apprezzano, perché sembra che il mittente voglia sminuire l’intenzione del destinatario, già espressa durante la conversazione. Non ha senso riaprire una discussione già conclusa, se ha ottenuto delle risposte ben definite.
- In attesa di aggiornamenti in merito a..
Chiedere degli aggiornamenti in merito a uno specifico argomento, in particolare se le tempistiche sono corrette e non ci sono ritardi, genera ansia e nervosismo. Il mittente, con questa frase, mette in dubbio la professionalità del destinatario.
- Potresti risolvere quel problema?
Il linguaggio vago all’interno delle email non è mai consigliato, perché non offrono una richiesta chiara al destinatario e potrebbe riferirsi a centinaia di situazioni differenti, creando confusione o una serie infinita di scambi di email.
- Evitare gli hashtag
Oltre a essere poco professionali, anche se divertenti, gli hashtag possono creare molti danni all’interno delle email che vengono inviate direttamente alla casella spam o junk, a seconda del filtro utilizzato dalla società. Da un punto di vista professionale, gli hashtag danno un immagine del mittente poco seria.
- Vorrei sottoporre alla vostra attenzione il mio curriculum.. (con account di lavoro)
Le candidature non devono mai essere inviate da un account relativo a un altro lavoro, è visto male da parte delle aziende, perché risulta un’azione poco professionale e seria da parte del mittente.
Le sensazioni dei destinatari di fronte alle tipiche frasi da evitare nelle email
Le frasi appena citate possiedono tutte una connotazione passiva-aggressiva, che sembra vogliano suggerire al destinatario di avere una mancanza di professionalità, di avere torto oppure di essere poco serio. Alcune frasi possono apparire innocue, tuttavia, il linguaggio italiano può esprimere sensazioni negative o di ansia anche con frasi semplici.
Secondo il direttore delle soluzioni email di Adobe, Kristin Naragon, il problema non risiede nei mittenti ma in chi le riceve, perché le emozioni sono difficili da comunicare via e-mail e alcune frasi possono avere un impatto diverso e negativo sull’umore dei collaboratori o dei clienti e sulla produttività. Il contesto in cui si leggono le email è senza dubbio un fattore determinante, perché varia rispetto al contesto in cui le stesse email vengono inviate.
Alcune espressioni possono essere inserite con parole più positive e gentili, che riducono al minimo il senso di negatività. Il consiglio che i maggiori esperti in comunicazione offrono, è quello di rileggere più volte il testo e di riflettere sull’impatto che le parole possono avere sul destinatario che legge la mail.
Altro particolare a cui in molti non prestano attenzione, è la lingua scelta: quando si scrivono delle email di lavoro in inglese o in un’altra lingua, è bene conoscere qual è il linguaggio più appropriato da applicare nel testo. La semplice traduzione nella lingua scelta può creare i disagi descritti in questo articolo.
Tools per la correzione grammaticale
Restando in tema di email di lavoro, un altro elemento che potrebbe provocare danni seri in un contesto lavorativo è la grammatica. Le frasi grammaticalmente scorrette rappresentano per il destinatario un errore molto grave ed è per questo che si consiglia di utilizzare degli strumenti che permettono di analizzare il testo. Ecco una lista di strumenti utili per la correzione grammaticale di un testo:
- Grammarly, il correttore ortografico più utilizzato sul web che supporta esclusivamente la lingua inglese. Basta scaricare l’estensione per il browser e controllare tutti i testi. Ottimo per chi necessita di scrivere email di lavoro in lingua inglese, perché permette di correggere gli errori nell’uso della punteggiatura e nelle scelte stilistiche o lessicali.
- LanguageTool, si tratta di un correttore online gratuito e open-source, che supporta oltre 31 lingue. E’ uno strumento rapido da utilizzare e permette di segnalare errori di grammatica, lessico e punteggiatura.
- Outwrite, è uno strumento sia gratuito che a pagamento, può essere utilizzato solo dopo aver creato il proprio account. Rileva errori grammaticali, lessicali e stilistici, contiene anche dei plugin da aggiungere a Google Chrome e Microsoft Word.
